Löneadministration är en kritisk del av varje företags verksamhet. Det är inte bara viktigt att löner betalas ut i tid, men också att allt är korrekt och enligt gällande regelverk. Ett svenskt företag som anlitade Beviso Ekonomibyrå AB för just detta ändamål har nyligen upplevt en rad problem som sätter företagets trovärdighet i fråga.

Chaos under semestern och dålig kommunikation

Det företag som anlitat Beviso skickade in sina löneunderlag i juli. Som svar mottog de en automatiskt genererad svar där det stod att den ansvariga var på semester. Också försöken att nå en annan anställd på Beviso misslyckades. I en brådskande åtgärd för att säkerställa att löner skulle utbetalas i tid, skickade företaget e-post till alla Beviso-medarbetare. Lönerna dök upp till slut, men de var inkorrekta och företaget hade ingen chans att se över dem innan de skickades ut.

Lika

Beviso valde att avsluta samarbetet med företaget istället för att förbättra sin tjänst efter kritiken. Detta hände på den dag då företaget skulle skicka in nästa månads löneunderlag, vilket kan tolkas som en form av “gengäld” eftersom företaget hade sökt kontakt med andra anställda på Beviso om bristfällig service.

Kvalitetsbrist och höga kostnader

Vid en genomgång av tidigare löneutbetalningar visade det sig att det inte var första gången som fel hade begåtts. Flera anställda hade fel antal semesterdagar registrerade, och andra fel hade också smugit sig in. För en tjänst som kostade över 3000 kr i månaden, var detta oacceptabelt. Det framkom att Beviso i princip bara hade kopierat data från en Excel-fil till ett löneprogram, utan någon form av kvalitetskontroll. Med en uppskattad tidsåtgång på en kvart för detta arbete, skulle timkostnaden bli astronomiska 12 000 kr.

Slutsats och rekommendation med varning

Det drabbade företaget har nu bytt till en annan löneadministratör och betalar per timme för bevisad kompetens. De är glada att ha lämnat Beviso bakom sig och varnar andra företag för att anlita dem. Om du är en potentiell kund till Beviso Ekonomibyrå AB, bör du tänka dig för en extra gång. Det finns en risk att du, precis som det drabbade företaget, får betala dyrt för en tjänst som inte lever upp till förväntningarna.

Notis till nuvarande Beviso Ekonomibyrå AB klienter

För dig som redan är en klient hos Beviso, rekommenderas det starkt att du utför en genomgående kontroll av den tjänst du får.Detta innebär att du bör kontrollera tidigare lönebetalningar, lediga dagar och andra nyckeldetaljer.Du riskerar att upptäcka felaktigheter eller svagheter som måste åtgärdas, och det kan vara värt att fundera över andra lösningar för lönehantering.

En extra varning angående redovisningstjänster

För de som anlitar Beviso för redovisningstjänster är det också viktigt att vara på sin vakt. Den bristande professionalism och slarv som visats i hanteringen av löner kan vara en indikator på hur företaget sköter andra aspekter av sin verksamhet.
Fel i redovisningen kan leda till allvarliga konsekvenser, inklusive felaktigt inbetalade skatter, som i sin tur kan resultera i stora ekonomiska påföljder och juridiska problem.
Om Beviso har visat sådan ointresse i en specifik tjänst, är det inte osannolikt att denna attityd också skulle kunna genomsyra deras redovisningstjänster.
Att se sig om efter andra, mer pålitliga tjänster kan vara en klok strategi.